ניהול זמן

נעבור על תוכנית הפעולה, שלב אחר שלב:

1. רעיונות אקראים, משימות, פתרונות וכל המיילים מרוכזים במקום אחד ללא עיבוד. דייויד אלן קרה לזה capture, כלומר חומר בלתי מעובד. 
2. כל יום עוברים על כל מה שכתבנו ומבצעים לחומרים שהצטברו הערכה מקיפה.

זהו שלב העיבוד, כאשר אנו מחלקים את הכל לשלוש קטגוריות:

א. משימות פשוטות

שימו לב להבדל בין משימה, משימת עבודה, העלאת רעיון, או עבודת פיתוח של רעיון.

משימות של דקות ספורות נעשות מיד: כל דבר שאורך בין דקה לחמש דקות, אין סיבה לדחות – יש לבצע.

יש משימות שיכולות להתבצע כאשר אנחנו עושים דבר נוסף. אני, למשל, יכולה לעצב במחשב תוך כדי שיחה. לא מדובר בהתחלת רעיון, אלא בהמשך של רעיון שכבר ברור לי. ואני אהיה קשובה לחלוטין לשיחה. את אלה אני מגדירה משימות קלות, ומצמידה אליהן מטלה נוספת. 

כך, אני משתדלת לחזור לפניות בדיבורית בטלפון בנסיעה הביתה. גם תוך כדי נהיגה אני מסוגלת להתרכז ולהיות קשובה לצד שכנגד.

ב. משימות מורכבות

לצורך ביצוען של משימות-העומק, אני זקוקה לשקט פנימי ולשקט בסביבתי. זו עשויה להיות למידה (למשל, של קורס לשיטת שיווק חדשה), או כתיבת תסריט לסרטון בטיקטוק, שרטוט של תוכנית עסקית ללקוח, בניית מוצר חדש וכו'. כל פרויקט כזה דורש בדרך כלל הבנה של הבטים רבים יחד, ייצור תוכן איכותי, שרטוט של לוחות זמנים לביצוע – וכל אלה מחייבים התמקדות מקסימלית – במטרה אחת, בתוצר אחד. 

ג. אירועים בזמן שאינם תלויים רק בנו

פגישות, לימודים, קורסים – לכל אלה פשוט מפנים מקום ביומן וקובעים.

2 משתנים נוספים שנכנסים לתמונה:

שני משתנים משמעותיים מאוד נוספים לסיווג המטלות ויקבעו מתי נתפנה אליהן וכמה זמן נקדיש להן.

הראשון: רמת הדחיפות

המטלה דחופה להיום? זו רמת דחיפות שאסמן 1.

צריכה להתבצע השבוע? אסמן 2.

החודש? 3.

מתישהו בעתיד? 10+ 

המשתנה השני הוא ערכה של המטלה עבורי

איך מודדים ערך או שווי?

1. רעיון/משימה שיש בהם פוטנציאל לשינוי טקטי בעסק או בחיים יזכו בציון גבוה מאוד – אני מסמנת 500 נקודות. (יש הסופרים זאת בכסף, אותו דבר)
2. רעיון/משימה חשובים שחייבים לבצע כדי לאפשר את התפקוד השוטף שלנו יקבלו ציון מכובד – נניח 100 נקודות.
3. רעיון/משימה קלים יותר (גם אם מעיקים) ונועדו לסגור פינה, יקבלו ציון נמוך יותר, נניח 20 נקודות.

מהי הסיבה שרעיון טקטי הוא החשוב ביותר? כיוון שביכולתו לשנות את החיים שלנו.

רעיונות טקטיים יכולים להגיע מהרבה תחומים, למשל:

1. הצורך לתמחר עבודה ללקוח חדש, או לתמחר מחדש עבודה ללקוח קיים.
2. בניית חנות אונליין, דבר שישנה את המודל העסקי שלנו.
3. לימוד מיומנויות החיוניות לדרך שאנו עושים עכשיו או מתכננים לעשות.

אלה דברים מהותיים, שיש לפנות להם זמן נקי מהסחות-דעת, כי הם שיצעידו את החיים ואת הקריירה שלכם קדימה.